Ein Firmenumzug bedeutet mehr als nur das Transportieren der Schreibtische vom alten zum neuen Standort. Viel Zeit benötigen die Organisation, die Logistik und das Umzugsmanagement. Wie ein erfolgreicher Büroumzug gelingt und was Sie dabei beachten sollten, können Sie hier nachlesen.
Vorbereitungen für den Firmenumzug treffen
Zunächst die Umzugsvorbereitungen: Je genauer Sie den Firmenumzug im Vorfeld vorbereiten, desto weniger Chaos entsteht am Umzugstag selbst und desto schneller sind Sie im neuen Büro eingezogen.
Sobald Sie einen neuen Standort gefunden haben: Mietvertrag unterschreiben und Umzugstermin festlegen.
1. Kündigung und Übergabe des Büros
Haben Sie noch innerhalb der Kündigungsfrist gekündigt, können Sie bedenkenlos ausziehen und die Vermieter müssen sich um Nachfolger kümmern. Kündigen Sie ausserhalb der Kündigungsfrist, müssen Sie entweder solange Miete bezahlen, bis Sie die Büroräume wieder kündigen können oder Sie suchen auf eigene Initiative einen Nachfolger.
In Ihrem Mietvertrag sind alle Bedingungen für den reibungslosen und gesetzmässigen Auszug schriftlich vermerkt. Halten Sie zudem Rücksprache mit Ihrem Vermieter oder der Verwaltung, sodass es nicht zu unvorhergesehenen Missverständnissen kommt. Ihre alten Büroräume schreiben Sie am Besten auf den allgemein bekannten Plattformen aus, auf denen auch Privatwohnungen angeboten werden.
Gibt es Beschädigungen am Mietobjekt, für die Ihre Firma finanziell aufkommen muss, melden Sie diese rechtzeitig an Ihre Versicherung, denn eventuell können kleinere Korrekturen bereits vor dem Umzug repariert werden.
2. Firmenumzug in Eigenregie: Der Do-it-Yourself Umzug
Wenn Sie nur wenige Schreibtische und ein überschaubares Büroinventar vom alten zum neuen Standort transportieren müssen, können Sie den Geschäftsumzug in Eigenregie – ohne eine professionelle Umzugsfirma – erledigen. Dabei fällt jedoch alle Umzugsarbeit auf Ihre Mitarbeiter zurück, vom Abbau der Möbel, über den Transport bis zum Auspacken und Aufbauen des Inventars in den neuen Räumlichkeiten.
Haben Sie ein kleines, engagiertes Team, welches bereit ist auch nach Feierabend zu arbeiten, sollte dies kein Problem sein. Bedenken Sie jedoch, dass Sie einen geeigneten Umzugstransporter organisieren und genügend Verpackungsmaterial für den Umzug bereitstellen.
Auch Schutzmaterialien für den Transport sollten zuvor eingekauft werden, beispielsweise Decken oder Zeitungspapier für empfindliche Materialien. Lesen Sie in unserem Artikel über den Do-it-Yourself-Umzug alles Wissenswerte über einen Umzug in Eigenregie nach.
3. Firmenumzug mit einer professionellen Umzugsfirma
Wenn Sie mit einer professionellen Umzugsfirma für Büroumzüge umziehen wollen, dann ist es ratsam, mit einer Firma Ihrer Wahl einen Termin für einen Hausbesuch zu vereinbaren. Bei einem Hausbesuch kommen Vertreter der Umzugsfirma vor dem Umzugstermin in Ihr Büro, um Ihr Büroinventar zu besichtigen und zu erheben. Aufgrund dieser Besichtigung ist es ihnen möglich, eine individuell angepasste Offerte zu erstellen, welche Ihnen einen guten Überblick über die angebotenen Leistungen verschafft.
Wichtig ist, dass Sie bei der Wahl der Umzugsfirma auf rechtmässige Versicherungen achten. Einerseits sollte die Umzugsfirma selbst versichert, geprüft und im Handelsregister eingetragen sein. Andererseits ist es von Vorteil, wenn Sie vor dem Umzug eine sogenannte Umzugsversicherung abschliessen oder diese Ihnen direkt von der Umzugsfirma angeboten wird. Denn Versicherungen schützen Sie im Fall eines Rechtsstreits und Ihr Büroinventar im Fall eines Sachschadens.
4. Mitarbeiter informieren und koordinieren
Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Firmenumzug. Geben Sie genaue Informationen darüber, wann der Umzugstermin ist und welche Vorbereitungen die einzelnen Mitarbeiterinnen treffen müssen.
Dies können Sie zum Beispiel über die alltäglichen Kommunikationskanäle tun. Zudem ist es sinnvoll, eine Informationsrunde zu veranstalten, an der alle Mitarbeiterinnen über den bevorstehenden Umzug informiert werden. Denn Schreibtische räumen, Projekte abbauen etc. überlassen Sie besser den zuständigen Mitarbeitern, sodass keine wichtigen Dokumente verloren gehen oder Projekte unnötigen Schaden nehmen.
Lassen Sie sich dafür am besten bereits vor dem Umzug einige der Umzugskartons und Schutzmaterialien liefern. Denn hat jeder seinen Schreibtisch in Kartons geräumt, steht dem Umzug nichts mehr im Wege. Zudem ist es ratsam, die Kisten schriftlich zu markieren, damit die Akten und Habseligkeiten auch wieder beim Besitzer ankommen und nicht im grossen Umzugschaos verloren gehen. Falls es einige besonders empfindliche oder wichtige Dinge gibt, ist es eventuell ratsam, diese persönlich zum neuen Standort zu bringen.
5. Einrichtung des neuen Büros planen
Die Büroeinrichtung sollte bereits vor dem Einzug in die neuen Räumlichkeiten geplant werden. Meistens erhalten Sie von der Verwaltung einen Grundrissplan, mit dem Sie die Möbel in das neue Büro planen können. Hierbei zeigt sich auch, welche Möbel nicht mehr verwendet werden können und welche neu gekauft werden müssen. Die neuen Möbel sollten rechtzeitig bestellt werden, damit diese bis zum Arbeitsbeginn aufgebaut und einsatzbereit sind.
6. Welche Adressänderungen muss man bei einem Firmenumzug melden?
Die Adressänderung ist ein eher unbeliebter Punkt bei der Umzugsvorbereitung, doch einer der Wichtigsten. Insbesondere weil es sich um die offizielle Firmenadresse handelt. Folgende Punkte sollten dabei unter anderem abgearbeitet werden:
- Nachsendeauftrag bei der Post einrichten
- Ummeldung bei Stadt/Gemeinde
- Ummeldung bei der AHV Ausgleichskasse
- Adresse auf der Webseite und anderen Verzeichnissen
- Drucksachen, Firmenstempel etc. ändern
- Firmenschilder für Hauseingang, Briefkasten etc. anfertigen
- Banken und Anwaltskanzlei informieren
- Firmenfahrzeuge beim Strassenverkehrsamt ummelden
Versicherungen ummelden
Der Büroumzugstag: Was muss man beachten?
Wenn Sie eine professionelle Umzugsfirma gebucht haben, übernimmt diese den Grossteil der körperlichen Arbeit für Sie. Bedeutet, dass Sie sich am Umzugstag mehr oder weniger entspannt zurücklehnen, und die körperliche Arbeit der engagierten Firma überlassen können.
Wichtig ist, dass Sie als Ansprechperson jederzeit erreichbar oder am Besten sogar vor Ort sind. Für die restlichen Mitarbeiter gilt: Entweder Homeoffice oder sie sind einen Tag umzugsbedingt freigestellt. Legen Sie dies im Vorfeld fest, sodass es zu keinen Unklarheiten am Umzugstag kommt.
Falls Sie nicht schon am Vortag die Übernahme des neuen Standorts erledigt haben, sollten Sie dies noch vor dem Einzug des Büroinventars tun. Gehen Sie mit der Verwaltung oder dem Vermieter durch die neuen Räumlichkeiten und prüfen Sie diese auf Schäden. Erstellen Sie dazu ein Übernahmeprotokoll, sodass Sie im Eventualfall abgesichert sind.
Nach dem Büroumzug: Welche Aufgaben stehen an?
Nach dem Büroumzug steht natürlich an erster Stelle das Einrichten des neuen Büros an. Dazu gehört:
- Das Anbringen der Firmenschilder
- Telefon, Fax und Internetanschlüsse einrichten
- Zur Kontrolle den Strom-, Gas- und Wasserzähler ablesen
- Mängel am neuen Büro innerhalb von 14 Tagen dem Vermieter oder der Verwaltung melden, am besten per Einschreiben
- Versicherungen für den neuen Standort prüfen
Und zum Schluss ein Tipp, den man nicht oft genug wiederholen kann: Fangen Sie rechtzeitig mit der Umzugsplanung an, denn als Organisator des Büroumzugs sollte es Ihr Anliegen sein, dass alle Mitarbeiter stressfrei und pünktlich ihren neuen Arbeitsplatz beziehen können, ohne dass wichtige Ressourcen für das Kerngeschäft verloren gehen.
