Le déménagement de bureaux est plus qu’un simple transport de meubles depuis les anciens jusqu’aux nouveaux locaux. De l’organisation, une bonne logistique ainsi qu’une véritable gestion du déménagement sont nécessaires. Pour vous assurer un déménagement facile et réussi, nous avons créé un guide qui vous aidera à planifier le déménagement de votre entreprise.
1. Avant de déménager vos bureaux
Tout d’abord, parlons de préparation : Plus vous planifierez le déménagement d’une entreprise en avance et plus le déménagement sera facile. Vous pourrez ainsi vous installer confortablement dans vos nouveaux bureaux.
Dès que vous avez trouvé de nouveaux locaux, signez votre bail et fixez une date de déménagement.
Résiliation du bail et remise des bureaux
Si vous donnez votre préavis dans les délais, vous pouvez déménager sans hésitations et votre propriétaire ou votre régie doit s’occuper de trouver des repreneurs.
Si vous donnez votre préavis hors délais, vous devez payer votre loyer jusqu’à la fin du délai indiqué sur votre contrat ou vous pouvez chercher un successeur qui reprendra le contrat là ou vous l’avez laissé.
Veillez à bien relire votre contrat de location, il contient toutes les conditions à remplir lorsque vous déménagez. En plus de cela, contactez votre propriétaire ou votre régie pour éviter les malentendus. S’il est de votre ressort de trouver un successeur, passez une annonce pour la location de vos anciens bureaux sur une plate-forme immobilière reconnue et réputée.
Si des dommages ont été causés aux locaux lorsqu’ils étaient sous la responsabilité de votre entreprise, signalez-le à votre compagnie d’assurances au plus vite. De petits ajustements et travaux peuvent déjà avoir lieu avant le déménagement dans les nouveaux bureaux.
Votre déménagement dans vos nouveaux bureaux “fait maison”
Si vous n’avez que quelques bureaux et un stock gérable, vous pouvez vous occuper du déménagement vous-même, sans passer par une entreprise de déménagement professionnelle. Dans ce cas, tout le travail revient à vos employés, du démontage des meubles au transport, ainsi que le déballage des cartons et la mise en place de l’inventaire dans les nouveaux locaux. Si vous avez une petite équipe dévouée et prête à faire des heures supplémentaires, cela ne devrait pas poser de problème. Toutefois, n’oubliez pas de fournir des véhicules de transport appropriés et suffisamment de matériel d’emballage. Des protections pour le transport, telles que des couvertures ou papier journal pour les objets fragiles, doivent être préparés à l’avance.
Déménagement de bureaux avec une entreprise professionnelle
Si vous souhaitez déménager avec une entreprise professionnelle, vous devez prendre rendez-vous avec l’entreprise de votre choix pour qu’elle puisse venir constater l’état des bureaux et évaluer la taille de votre inventaire. Cela leur permettra d’établir un devis personnalisé, qui vous donnera une vue d’ensemble détaillée de services proposés. Il est important de faire très attention aux assurances lorsque vous choisirez une entreprise de déménagement. D’une part, l’entreprise elle-même doit être assurée, certifiée et inscrite au registre du commerce. D’autre part, il est toujours avantageux de souscrire une assurance déménagement ou une assurance tous risques avant le déménagement. Certaines entreprises vous proposeront cette option, car elle fera déjà partie de leur offre. Une assurance vous protège en cas de litige juridique et couvre le mobilier de vos bureaux en cas de dommages.
Informer et préparer vos employés
Il est important de donner à vos employés un itinéraire du déménagement et de les informer des préparatifs qu’ils auront à effectuer. Vous pouvez le faire, par exemple, via les réseaux de communication que vous utilisez quotidiennement. De plus, il est préférable d’organiser une réunion au cours de laquelle tous les employés seront informés du déménagement à venir. Il semble judicieux de laisser aux employés responsables le soin de nettoyer les bureaux, de démanteler les projets, etc. afin qu’aucun document important ne soit perdu ou que les projets soient inutilement endommagés.
Veillez à ce que les cartons de déménagement et les équipements de protection vous soient livrés à temps. Une fois tous les cartons préparés, le déménagement pourra se faire en douceur. Pour garantir une organisation efficace, tous les cartons doivent être étiquetés de façon à ce que les dossiers et les effets personnels soient rendus à leur propriétaire et qu’ils ne soient pas égarés pendant le déménagement. Les objets particulièrement précieux ou importants doivent être apportés en personne dans les nouveaux locaux.
Planifier l’ameublement du bureau
L’aménagement et l’ameublement du bureau doivent être planifiés avant d’emménager dans les nouveaux locaux. Habituellement, vous recevez un plan d’étage avec lequel vous pourrez planifier l’aménagement intérieur de vos nouveaux bureaux. La planification de cette étape importante vous permettra de constater que certains meubles ne pourront plus être utilisés et que d’autres devront être rachetés. Vous devez commander vos nouveaux meubles à temps afin qu’ils soient montés et prêt à l’emploi avant la reprise des activités de votre entreprise.
Le changement d’adresse
Le changement d’adresse n’est pas l’aspect le plus intéressant de la planification d’un déménagement ; pourtant, c’est l’un des plus importants. Il s’agit, après tout, de l’adresse officielle de votre entreprise. Les points suivants doivent être abordés :
- Mise en place d’un ordre de transfert de courrier au bureau de poste.
- Enregistrement de votre entreprise dans votre nouvelle ville/municipalité
- Modification de l’inscription à la caisse de compensation AVS
- Changement d’adresse sur le site Web de l’entreprise et autres annuaires
- Modification des documents imprimés, des cachets de l’entreprise, etc.
- Création d’enseigne avec le logo de votre entreprise pour l’entrée de l’immeuble, la boîte aux lettres, etc.
- Informer les banques et les cabinets d’avocats
- Réenregistrer les véhicules d’entreprise auprès de l’Office de la circulation routière.
- Souscriptions à de nouvelles polices d’assurance
2. Le jour du déménagement
Si vous avez choisi de déménager vos bureaux par le biais d’une entreprise professionnelle, ils feront la plupart du travail physique pour vous. En tant que personne de contact, il est toutefois important que vous soyez disponible à tout moment ou même que vous soyez présent sur place. Les autres employés pourront travailler depuis leur domicile ou bien auront droit à une journée de congé. Déterminez cela suffisamment à l’avance, afin qu’il n’y ait pas de confusion le jour du déménagement.
Si vous n’avez pas déjà reçu les clés des nouveaux locaux la veille du déménagement, vous devriez le faire avant de commencer à déménager. Visitez les nouveaux locaux avec un membre de la régie ou le propriétaire et vérifiez qu’il n’y ait pas de dommages. Établissez un état des lieux de départ afin d’être protégé au cas où il y en aurait. Pour que ce document soit recevable, les deux parties doivent le signer.
3. Après le déménagement
Après le déménagement, la priorité est l’aménagement des nouveaux locaux. Cela comprend :
- La fixation des enseignes de l’entreprise
- La mise en place des connexions téléphoniques, internet et fax
- Relever les compteurs d’électricité, de gaz et d’eau.
- Signaler tout dommage dans le nouveau bureau au propriétaire ou à la direction de l’immeuble dans un délai de 14 jours, de préférence par lettre recommandée.
- La vérification des assurances pour les nouveaux bureaux.
Enfin, un conseil que l’on ne vous répétera jamais assez : Commencez à planifier votre déménagement à temps. En tant qu’organisateur, vous devez veiller à ce que tous les employés puissent emménager dans leurs nouveaux bureaux sans stress et sans que l’entreprise perde de ressources importantes pour son activité principale.
